Segundo decisão do Plenário do Tribunal de Contas da União, é irregular a utilização de ata de registro de preços para contratação de empresa que foi, por decisão transitada em julgado, declarada inidônea pelo TCU (art. 46 da Lei 8.443/1992) durante a vigência da referida ata, pois a contratada deixou de atender aos requisitos do art. 55, inciso XIII, da Lei 8.666/93. A penalidade acarreta o cancelamento do registro do fornecedor inidôneo.
Inicialmente, é importante definir que a Ata de Registro de Preço é um documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas (art. 2°, inciso II, do Decreto n° 7.892 de 2013).
A Ata de Registro de Preços deverá ser utilizada quando houver necessidade de contratações frequentes, para aquisição de bens de forma parcelada ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefas, e quando não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração (art. 3° do Decreto n° 7.892 de 2013).
Sendo de suma importância o atendimento as obrigações pactuadas na ata, podendo a mesma ser cancelada quando da empresa detentora da mesma descumprir as condições estabelecidas, bem como se recusar a retirar a nota de empenho ou instrumento equivalente no prazo estabelecido pela Administração, sem justificativa aceitável; não admitir a redução de preço registrado, quando se tornar superior àqueles praticados no mercado ou quanto sofrer sanção prevista nos incisos II ou IV do caput do art. 87 da Lei n°8.666/93 ou no art. 7° da Lei n°10.510/2002. (art. 20° do Decreto n° 7.892 de 2013)